ADMINISTRASI GUGUS DEPAN
A. PENGERTIAN
a.
Administrasi dalam arti luas, adalah
pengelolaan satuan yang meliputi : perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan
dan pengendalian kegiatan kepramukaan di satuan.
b.
Administrasi dalam arti terbatas
(sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis atau
kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam Gugus Depan Gerakan Pramuka.
B. FUNGSI
Admnistrasi
berfungsi :
a.
Untuk melaksanakan pengawasan, terhadap
semua pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan.
b.
Sebagai pedoman pokok yang harus
dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi Gerakan Pramuka.
C. PENGGOLONGAN ADMINISTRASI
Untuk
mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di
golongkan sebagai berikut :
1)
Catatan
2)
Laporan
3)
Perencanaan, rencana dan program
4)
Keputusan
5)
Surat menyurat
D. SURAT MENYURAT
a.
Surat adalah suatu alat penyampaian
berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan dan
lain-lain kepada pihak lain.
b.
Surat menyurat adalah kegiatan
pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya
pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan
adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau
perubahan-perubahan.
c.
Cara penomoran surat (surat keluar)
disusun sebagai berikut :
1) Nomor urut surat keluar
2) Kode Kwartir
3) Kode Bidang / Gugus Depan
Contoh
= 003/02.157-02.158 - C
003
= Nomor urut surat keluar
02.157-02.158
= Nomor Gudep
C
= Kegiatan
d. Distribusi pengiriman surat sesuai dengan
alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan.
e.
Susunan surat dapat dibagi dalam 3
(tiga) bagian yaitu :
1) Kepala surat, yang terdiri dari :
a. Nama organisasi/kesatuan
b. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun
c. Nomor
d. Klasifikasi (sifat)
e. Lampiran
f. Perihal/Hal
g. Alamat
h. u.p (untuk perhatian), apabila perlu
2) Isi surat, terdiri dari :
a. Pendahuluan
b. Uraian/maksud
c. Kalimat penutup
3) Penutup surat, terdiri dari :
a. Nama Jabatan
b. Tanda Tangan
c. Nama Pejabat
d. Cap atau stempel
e. Tembusan
d.
Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua)
macam yaitu :
1) SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau
berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang penerimaannya
dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas
itu.
2) SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan
kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan
disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi
wewenang meneliti.
E.
ADMINISTRASI YANG DIPERLUKAN DI GUGUS
DEPAN / AMBALAN :
1.
Buku Induk Gugus Depan
2.
Buku Keuangan
3.
Buku Inventaris
4.
Buku Tamu
5.
Buku prestasi
6.
Buku acara latihan dan notulen Dewan
Ambalan
7.
Log book /Daftar Peristiwa Penting
8.
Buku Presensi dan Iuran
9.
Buku Riwayat Ambalan
10.
Buku Agenda Ambalan
11.
Buku Catatan Ambalan
Buku-buku tersebut masih dapat ditambah lagi apabila memungkinkan untuk
diadakan.
1.
Buku Induk Gugus Depan
|
No
|
NTA
|
Nama
|
TTL
|
Agama
|
Ortu/ Wali
|
Pekerjaan Ortu/ Wali
|
Alamat
|
Tgl Masuk
|
Ket
|
…………….., ….. …………… 20 ….
Pembina
Gugus Depan,
(……………………..)
2.
Buku Keuangan
Digunakan
untuk mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/Ambalan baik dari kas
mingguan, bulanan maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan
penutupan kas dan diketahui pembina.
Formatnya
dapat dibuat sbb :
KAS BULAN = ...............................
|
Tanggal
|
Uraian
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
|
||||
|
Jumlah
|
|
Pradana
........................
|
Bendahara
..........................
|
|
|
Pembina
........................
|
Kolom
debet untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom kredit untuk mengisi uang
keluar. Pada akhir bulan diadakan penutupan kas dan pada baris jumlah, kolom
debet dan kolom kredit harus sama/ diisikan pada bagian saldo (kalau ada),
bahkan mungkin minus.
3.
Buku Inventaris
Mencatat
tentang harta benda kekayaan milik Ambalan misalnya, Bendera Ambalan, Bendera
Merah Putih, Bendera Semaphore dan Bendera Morse, tali tongkat, tenda, dll.
Format
kolomnya dapat dibuat seperti berikut :
|
No
|
Nama Barang
|
Jumlah
|
Kode Barang
|
Harga
|
Tgl Pengadaan
|
Ket
|
|
|
|
…………….., ….. …………… 20 ….
Pembina
Gugus Depan,
(……………………..)
4.
Buku Tamu
|
No
|
Nama
|
Alamat
|
Jabatan
|
Tujuan
|
Saran/Pesan
|
Paraf
|
5.
Buku Prestasi
Mencatat
tentang prestasi anggota Ambalan dalam pencapaian SKU dari tingkat Bantara dan
Laksana.
Formatnya
dapat dibuat seperti berikut :
|
NO
|
NAMA
|
PENEGAK BANTARA/LAKSANA
|
KET
|
|||
|
Tgl lulus
|
Tgl Lantik
|
Yang Lantik
|
Tempat Lantik
|
|||
|
1.
|
||||||
|
2.
|
||||||
|
3.
|
||||||
|
Dst.
|
||||||
6.
Buku Acara Latihan dan Notulen Dewan
Ambalan
Memuat
tentang hasil pertemuan Ambalan yang membahas tentang latihan dengan format sbb
:
1. Hari
dan Tanggal
: .........................................................
2.
Tempat
: .........................................................
3.
Hadir
: ............................................... orang
4.
Acara
: 1. .....................................................
2. .....................................................
untuk
notulen Dewan Ambalan formatnya sbb :
1. Hari
dan Tanggal
:
.........................................................
2.
Tempat
: .........................................................
3.
Hadir
: ............................................... orang
4.
Acara
: 1. .....................................................
2. .....................................................
5.
Keputusan yang diambil
..........................................................
..........................................................
7.
Log Book
Mencatat
tentang kejadian penting yang diambil regu. Kejadian penting yang perlu dicatat
adalah kejadian yang mengesankan dan lucu, disertai dengan gambar-gambar
karikaturik yang jenaka dengan sedikit kata-kata yang lucu namun sopan. Yang
perlu dimasukkan ke log book adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang
negatif hindarkan agar tidak menimbulkan kenangan yang jelek.
Log
Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota Sangga
8.
Buku Presensi dan Iuran
Buku
ini digunakan untuk mencatat kehadiran anggota Ambalan serta iuran anggota
Ambalan untuk setiap kali latihan.
Format dapat dibuat seperti berikut :
|
NO
|
NAMA
|
PRESENSI MINGGU KE
|
IURAN MINGGU KE
|
KET
|
||||||||
|
I
|
II
|
III
|
IV
|
V
|
I
|
II
|
III
|
IV
|
V
|
|||
|
1.
|
||||||||||||
|
2.
|
||||||||||||
|
3.
|
||||||||||||
|
4.
|
||||||||||||
|
5.
|
||||||||||||
|
6.
|
||||||||||||
|
7.
|
||||||||||||
|
8.
|
||||||||||||
RIWAYAT AMBALAN
Mencatat
tentang anggota Ambalan, mulai masuk kedalam Ambalan, jabatan dalam Ambaln,
kecakapan, hoby, sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat
Ambalan juga mencatat riwayat pimpinan regu mulai regu itu berdiri, sampai
dengan sekarang.
Formatnya
dapat dibuat seperti berikut :
1. Nomor :
.........................................
2. Nama
: .........................................
3. Alamat
: .........................................
4. Agama
: .........................................
5. Tempat&Tanggal Lahir
: ............................
6. Tanggal masuk ambalan
: ............................
7. Pelantikan Kecakapan Umum
8. Masuk
: tanggal ................ tempat
......................................
9. Penegak
Bantara
: tanggal ................ tempat ......................................
10. Penegak
Laksana
: tanggal ................ tempat ......................................
11. Jabatan dalam Ambalan
Tanggal ........................... jabatan
.............................................
Tanggal ........................... jabatan
.............................................
12. Kecakapan Khusus
Tanggal ........................... TKK
..................................................
Tanggal ........................... TKK
..................................................
Tanggal ........................... TKK
..................................................
13. 5.
Hobby
: .......................................................................
14. Sekolah
SD
: lulus tanggal ..........................................
SMP Kelas 1
: tanggal .............................................
SMP Kelas
2
: tanggal .............................................
SMP Kelas
3
: tanggal .............................................
SMA Kelas 1
: tanggal .............................................
SMA Kelas 2
: tanggal
.............................................
15. Kegiatan yang pernah diikuti
1.
................................................ di
..................................... tgl ...................................
2.
................................................ di
..................................... tgl ...................................
3.
................................................ di
..................................... tgl ...................................
10. Buku Agenda Ambalan
Mencatat
tentang surat masuk dan surat keluar
Formatnya
dapat dibuat sbb :
|
No
|
Nomor Surat
|
Tanggal Surat
|
Dari/Kepada
|
Perihal
|
Kode Arsip
|
Tanggal
|
|
|
Terima
|
kirim
|
||||||
|
|
|||||||
11. Buku Catatan Ambalan
Mencatat
segala sesuatu yang menyangkut tentang materi kepramukaan baik teori maupun
praktek. Digunakan sebagai bahan acuan atau pedoman pada saat melaksanakan
latihan maupun pada waktu mengikuti lomba kepramukaan.
Contoh Surat :
|
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Sekretariat : Jln HOS. Cokroaminoto 3 Telp. : (0291)
595 941 Jepara – 59417
|
Nomor
: 001/05.157 – 05.158 – C
Jepara, 16 Februari 2011
Sifat
: Biasa
Lampiran
: -
Perihal
: Pemberitahuan Kegiatan
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam
Pramuka,
Disampaikan
dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 –
05.158 SMA Tunas Kelapa Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan
kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d 20
Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut
diatas, perlu kami beritahukan bahwa peserta kegiatan dimaksud adalah anggota
Pramuka Penegak Bantara dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang.
Demikian pemberitahuan kami
sampaikan, dan untuk menjadikan periksa. Atas perhatiannya kami menyampaikan
terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BER BUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN
PRAMUKA
GUDEP
05.157 – 05.158
SMA
TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina
Gudep,
Drs. MUH. SATYA DHARMA
Tembusan Kepada Yth. :
1. Ketua Kwartir Cabang Jepara
2. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarcab Jepara
3. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarran Jepara
4. Kepala Sekolah SMA Tunas Kelapa Jepara selaku Kamabigus
5. Arsip.
|
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Sekretariat : Jln HOS. Cokroaminoto 3 Telp. : (0291)
595 941 Jepara – 59417
|
Nomor
: 001/05.157 – 05.158 –
C
Jepara, 16 Februari 2011
Sifat
: Biasa
Lampiran
: -
Perihal
: Pemberitahuan Kegiatan
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam
Pramuka,
Disampaikan
dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 –
05.158 SMA Tunas Kelapa Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan
kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d 20
Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut
diatas, perlu kami beritahukan bahwa peserta kegiatan dimaksud adalah anggota
Pramuka Penegak Bantara dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang.
Demikian pemberitahuan kami
sampaikan, dan untuk menjadikan periksa. Atas perhatiannya kami menyampaikan
terima kasih.
IKHLAS
BHAKTI BINA BANGSA BER BUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN
PRAMUKA
GUDEP
05.157 – 05.158
SMA
TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina
Gudep,
Drs. MUH. SATYA DHARMA
Tembusan Kepada Yth. :
1. Ketua Kwartir Cabang Jepara
2. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarcab Jepara
3. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarran Jepara
4. Kepala Sekolah SMA Tunas Kelapa Jepara selaku Kamabigus
5. Arsip.
|
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. :
(0291) 595 941 Jepara – 59417
|
Nomor
: 002/05.157 – 05.158 –
C
Jepara, 16 Februari 2011
Sifat
: Penting
Lampiran
: -
Perihal
: Permohonan Pemateri
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam Pramuka,
Disampaikan
dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 –
05.158 SMA Tunas Kelapa Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan
kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d 20
Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Sehubungan
dengan hal tersebut, kami mohon kiranya Kakak berkenan untuk dapat menugaskan 1
(satu) orang anggota Dewan Kerja Pramuka Penegak & Pramuka Pandega Kwartir
Ranting Jepara untuk dapat memberikan materi “Administrasi Gugus Depan”
pada kegiatan dimaksud. Dengan ketentuan sebagai berikut :
Ø Hari, tanggal
: Sabtu, 19 Februari 2011
Ø Waktu
: Pukul 19.30 s.d 20.30 WIB
Ø Tempat
: Aula SMA Tunas Kelapa Jepara
Ø Pakaian
: Pramuka Lengkap
Ø Keterangan
: Jadwal kegiatan terlampir
Demikian
permohonan kami, atas perhatian dan perkenaannya kami menyampaikan terima
kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN
PRAMUKA
GUDEP
05.157 – 05.158
SMA
TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina
Gudep,
Drs. MUH. SATYA DHARMA
Tembusan Kepada Yth. :
Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak
dan Pramuka Pandega Kwartir Ranting Jepara
|
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. :
(0291) 595 941 Jepara – 9417
|
Nomor
: 003/05.157 – 05.158 – C
Jepara, 16 Februari 2011
Sifat
: Penting
Lampiran
: -
Perihal
: UNDANGAN
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam Pramuka,
Disampaikan
dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 –
05.158 SMA Tunas Kelapa Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan
kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d 20
Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Sehubungan
dengan hal tersebut, kami mohon kiranya Kakak berkenan untuk dapat menugaskan 1
(satu) orang anggota Dewan Kerja Pramuka Penegak & Pramuka Pandega Kwartir
Ranting Jepara untuk dapat menghadiri Upacara Pembukaan pada :
ØHari, tanggal
: Sabtu, 19 Februari 2011
ØWaktu
: Pukul 14.00 WIB
ØTempat
: Aula SMA Tunas Kelapa Jepara
ØPakaian
: Pramuka Lengkap
Demikian
permohonan kami, atas perhatian dan perkenaannya kami menyampaikan terima
kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN
PRAMUKA
GUDEP
05.157 – 05.158
SMA
TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina
Gudep,
Drs. MUH. SATYA DHARMA
Tembusan Kepada Yth. :
Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak
dan Pramuka Pandega Kwartir Ranting Jepara
|
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. :
(0291) 595 941 Jepara – 59417
|
Nomor
: 004/05.157 – 05.158 –
C
Jepara, 16 Februari 2011
Sifat
: Biasa
Lampiran
: -
Perihal
: Laporan Kegiatan
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam
Pramuka,
Disampaikan
dengan hormat bahwa, Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa Jepara Tahun
Pelajaran 2010/2011 telah melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan
Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat di SMA
Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut
diatas, perlu kami beritahukan bahwa kegiatan dimaksud diikuti oleh anggota
Pramuka Penegak Bantara dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang. Adapun
laporan kegiatan sebagaimana terlampir.
Demikian laporan kami sampaikan
dan untuk menjadikan periksa, atas perhatianya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN
PRAMUKA
GUDEP 05.157
– 05.158
SMA
TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina
Gudep,
Drs. MUH. SATYA DHARMA
Tembusan Kepada Yth. :
1. Ketua Kwartir Cabang Jepara
2. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega
Kwarcab Jepara
3. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega
Kwarran Jepara
4. Kepala Sekolah SMA Tunas Kelapa Jepara selaku Kamabigus
5.
Arsip
Contoh : PEMBAGIAN KODE
SURAT DAN KOMISI/BIDANG/KELOMPOK SBB :
|
KODE
|
KOMISI/
BIDANG/ KELOMPOK
|
|
A
|
Pimpinan,
Staf, Tata Usaha
|
|
B
|
Komisi
Tekpram
|
|
C
|
Komisi
Giat Ops
|
|
D
|
Komisi
Keuangan
|
|
E
|
Komisi
Administrasi
|
|
F
|
Lemdikacab
|
|
G
|
Kehumasan
|
|
H
|
Saka
Bahari
|
|
J
|
Saka
Bakti Husada
|
|
K
|
Saka
Bhayangkara
|
|
L
|
Saka
Dirgantara
|
|
M
|
Saka
Kencana
|
|
N
|
Saka
Tarunabumi
|
|
P
|
Saka
Wanabakti
|
|
Q
|
Badan
Pengelola Unit Usaha Kwartir
|
|
R
|
Unit
Usaha Taman Rekreasi Pramuka
|
|
S
|
Unit
Usaha Bumi Perkemahan
|
|
T
|
Unit
Usaha Kedai Pramuka
|
|
U
|
Unit
Usaha Lain ( Percetakan, Koperasi dll)
|
|
V
|
Yayasan
Pramuka
|
Dalam
pemberian Kode surat ada beberapa yang kode yang menyesuaikan perubahan komisi
yang ada saat ini, seperti yang dilakukan salah satu Kwartir Daerah dengan
mengeluarkan SK untuk perubahan itu, seperti :
|
B
|
Komisi
Tekpram
|
Komisi
Binawasa
|
|
C
|
Komisi
Giat Ops
|
Komisi
Program Pendidikan
|
|
D
|
Komisi
Keuangan
|
Komisi
Keuangan (Tetap)
|
|
E
|
Komisi
Administrasi
|
Komisi
Manajemen
|
Catatan : Penggunaan Kode dengan
Huruf I dan O ditiadakan untuk menghindari kesamaan dalam penulisan
dengan angka 1(satu) atau 0 ( Nol ).
Jika terjadi penambahan kelompok
maka dapat diberi kode huruf berikutnya dan bila telah sampai Z dapat
dilanjutkan dengan penulisan kode AA, BB dan seterusnya.
sangat bagus semog semakin jaya
BalasHapus